RICERCA E INNOVAZIONE

Diogene:
strumenti di mestiere al servizio di RUP e DEC per la gestione dei contratti di servizi e forniture

1. Diogene

Con DIOGENE la Fondazione SNS e i suoi partner tecnici offrono un servizio completo a supporto delle esigenze di RUP e DEC per la fase di gestione dei diversi contratti di fornitura e servizi. DIOGENE riunisce, formazione, assistenza operativa e strumenti informativi per la gestione di:

2. Una soluzione personalizzata e su misura per ciascuna esigenza

DIOGENE permette la gestione di ambienti personalizzati in forme di multiorganizzazione e multiservizi per la gestione e il controllo.
Ogni utente accede tramite login personalizzata (utente e PW) alle funzioni e alle viste previste per lo specifico ruolo.
La piattaforma è completamente web e non richiede l’installazione di applicativi sulle postazioni di lavoro. Il servizio può prevedere l’acquisto di alcune licenze, oppure essere impostato completamente in forma AAS (As A Service).
Gli ambienti di lavoro possono essere calibrati in funzione delle specifiche esigenze e poi essere sviluppati, man mano si vogliono inserire nuove attività, o si vuole specializzare le forme di gestione e controllo. DIOGENE garantisce interoperabilità con gli altri applicativi dell’Amministrazione e dei fornitori per le esigenze specifiche di ciascun servizio ed attività.
L’esperienza della Fondazione SNS e dei suoi tecnici permette di realizzare soluzioni semplici e funzionali, calibrate secondo le esigenze dello specifico contesto.

3. I vantaggi ottenibili

• DIOGENE permette di impostare secondo flussi di attività coerenti con lo specifico contratto la relazione tra RUP / DEC i fornitori e le altre funzioni dell’Amministrazione per l’insieme dei compiti previsti dalle norme di riferimento;

• permette di documentare la gestione secondo precisi elementi di tracciabilità e di trasparenza;

• riduce drasticamente (o elimina) le fasi di rodaggio, nell’avvio dei contratti, permette di attuare la gestione e i controlli strutturati per tutti i servizi e forniture;

• supporta concretamente la collaborazione tra le diverse funzioni dell’Amministrazione (sicurezza, qualità, comunicazione,...);

• permette di impostare cruscotti di monitoraggio e controllo per la direzione e per i diversi ruoli utente e può scambiare dati con altri gestionali dell’Amministrazione e dei Fornitori;

• può importare dati storici anagrafici e di attività riferiti a precedenti gestioni e rilasciare i dati in ogni momento o al termine della gestione;

• può gestire le attività di controllo e i diversi processi impostati su smartphone e tablet ... e molto altro ancora.

4. Un investimento che si recupera rapidamente

DIOGENE non solo permette di eseguire attività che altrimenti di norma non si riesce ad eseguire o a documentare adeguatamente, ma permette di recuperare rapidamente l’investimento iniziale in quanto

• sia l’attivazione delle componenti tecniche che i servizi di formazione e assistenza agli incaricati dell’Amministrazione sono calibrati secondo le specifiche esigenze, con limitati investimenti iniziali.

• I principali ambiti di recupero dell’investimento sono riferiti di norma ai seguenti aspetti:

  • Possibile riduzione delle basi di gara degli affidamenti in quanto alcune funzionalità non sono piu’ demandate agli applicativi del Fornitore, ma realizzate con strumenti dell’Amministrazione;

  • Migliore efficienza ed efficacia della gestione contrattuale con possibile tracciabilità in tempo reale delle attività e quindi una piu’ tempestiva e accurata gestione dei controlli, delle non conformità, delle segnalazioni e contestazioni;

  • Allineamento delle diverse basi dati e delle strutture anagrafiche tra diversi servizi e forniture , che a volte attualmente sono invece frammentati in piu’ strumenti gestiti dai fornitori; si elimina così ridondanza di dati fonte di errori e di scarsa chiarezza;

  • Migliore efficienza operativa della gestione interna all’Amministrazione basata su una semplificazione delle attività per i DEC, i loro assistenti e le altre funzioni della Amministrazione ( sia nella gestione contrattuale, che nelle fasi di passaggio tra diversi affidamenti);

  • Per i servizi che prevedono una componente piu’ forte di costi legati alla manutenzione dei beni dell’Amministrazione (Manutenzioni Tecniche, Ingegneria Clinica,…) sono di norma possibili riduzioni significative nei costi delle scorte di materiali e ricambi.

5. I moduli tecnici della piattaforma DIOGENE

La soluzione DIOGENE si compone di 4 moduli principali

• Portale di accesso con funzioni anche di repositori documentale (eventuale, in alternativa l’accesso al sistema può avvenire anche dal portale della Amministrazione)

• Piattaforma web gestionale basata su prodotto Carl Software e moduli collegati (pc e mobile)

• Soluzione web integrata per i controlli di risultato ai sensi della Norma UNI EN 13549.

• Soluzioni per check list e form specifiche (customer e altre esigenze), basate sulla suite collaborativa delle Google Apps

A seconda delle specifiche esigenze e contesti la configurazione dei diversi strumenti può permettere di accentuare la semplicità, rapidità, usabilità della soluzione impostata.

 

Partner tecnico per la gestione delle componenti tecnologiche di DIOGENE, la società informatica Injenia, pruripremiato partner per l’innovazione digitale e vincitore a SMAU 2015 del Digital Business Award with OVS project. www.injenia.it

6. L’esperienza della Fondazione SNS

Gli esperti della Fondazione SNS sono tecnici con esperienza pluriennale dei diversi servizi e forniture in ambito ospedaliero e sanitario; vengono individuati specificamente per il singolo contesto per le attività di formazione e assistenza operativa. Sono supportati da esperti dei sistemi informativi per la raccolta dei dati disponibili e l’impostazione delle diverse configurazioni dei sistemi gestionali. La loro esperienza permette di calibrare non solo le fasi di impostazione e gestione amministrativa, ma anche quelle relative ai controlli attivi (processo, risultato, segnalazione, n.c., customer,..) calibrando in maniera semplice i piani di campionamento e la loro articolazione anche in funzione del reale andamento dei servizi

7. Dimostrazioni e fornitura documentazione

Nel corso delle demo (Online o presso Amministrazione), vengono illustrate le funzionalità della piattaforma, e poi consegnata la documentazione tecnica di riferimento di ciascuna componente.

8. Un concreto percorso di lavoro che non si arresta

 

Diogene è uno degli strumenti della Fondazione S.N.S. per l’analisi e la gestione dei servizi nel contesto sanitario; si collega in particolare alle altre esperienze e soluzioni della Fondazione Scuola Nazionale servizi dimostrando che la sfida della misura e valutazione dei servizi si può vincere.

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